POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN COLOMBIANA DE EXTRUSIÓN S.A.
Restricciones legales y usos del presente documento
El presente documento representa la política de tratamiento de la información de Colombiana de Extrusión S.A. – EXTRUCOL, que en adelante se llamara EXTRUCOL S.A., la cual es exigida por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
De ahí que el contenido de este documento, el cual EXTRUCOL S.A. pone a disposición de la comunidad corresponde a las obligaciones exigidas por el Estado Colombiano en materia de protección de datos personales.
En consecuencia se resalta que los contenidos del presente documento, las herramientas que explican su desarrollo y demás elementos que lo componen, solo se encuentran autorizados para ser leídos. Por tanto no se autoriza copiarlos, reproducirlos total o parcialmente, venderlos, o utilizarlos con fines distintos a los señalados.
El incumplimiento de lo aquí dispuesto, configuraría una acción violatoria de la propiedad intelectual, del Know How y los derechos de autor, todos en cabeza de EXTRUCOL S.A.
Quiénes Somos
EXTRUCOL S.A. es una empresa de la industria Colombiana líder y pionera en la extrusión e inyección del polietileno para aplicaciones especiales que demandan las necesidades del país.
Es el más grande productor de tuberías y accesorios de Polietileno del País contribuyendo al desarrollo y realización de obras de infraestructura apoyándolo con el conocimiento y la experiencia desde 1988; somos especialistas en el manejo de redes de Polietileno.
Los datos de contacto de EXTRUCOL S.A. en su calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales objeto de la presente política, son puestos a disposición del titular de datos personales:
Nombre o razón social: Colombiana de Extrusión S.A – Extrucol
Nit: 800.022.371-4
Teléfono: (57) (607) 6 76 19 40 Ext. 123
Domicilio: Parque Industrial I etapa Km. 3 Vía Palenque Café Madrid. Bucaramanga-Colombia.
Correo de contacto: cad@extrucol.com
Definiciones
EXTRUCOL S.A. pone de presente las siguientes definiciones para facilitar la interpretación de la presente política.
A
Autorizado: Persona autorizada por el titular de los datos personales para que efectué cualquier tipo de trámite o solicitud ante EXTRUCOL S.A. en nombre y por cuenta del titular de los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
B
Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos personales recopilados, almacenados y en general, tratados por EXTRUCOL S.A. con arreglo a criterios de reserva, confidencialidad y seguridad determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
C
Causahabiente: Persona que ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por cualquier título jurídico en el derecho de otra. La sucesión o sustitución puede haberse producido por acto entre vivos o por causa de muerte.
Consulta: Solicitud del titular del dato personal o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier Base de Datos de propiedad de EXTRUCOL S.A., bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular o con algún dato determinado o determinable del titular.
Cliente no Socio: Cliente de EXTRUCOL S.A. que no hace parte de la composición accionaria de la empresa.
Cliente Socio: Cliente de EXTRUCOL S.A. que hace parte de la composición accionaria de la empresa. Los mismos se clasifican en Directos, Indirectos y Relacionados.
D
Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo vinculada o asociada a personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Son aquellos datos personales que son da naturaleza íntima o reservada y cuya divulgación sólo interesa a su titular o a un grupo de personas restringido.
Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Es considerado dato público, entre otros, el dato relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, el dato público puede estar contenido, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Son datos personales que no son de naturaleza íntima ni reservada ni pública, y cuyo acceso o divulgación está sujeto a algún grado de restricción, en tanto que interesa a cierto sector o grupo de personas, como es el caso de los datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.
Dato sensible: Se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquel que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
E
Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o conjuntamente con otros, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de EXTRUCOL S.A., en su calidad de Responsable del Tratamiento. EXTRUCOL S.A. actúa como Encargado del Tratamiento de los datos personales en los casos en donde realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de un tercero Responsable del Tratamiento.
P
Persona identificable:
Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados, a juicio de EXTRUCOL S.A.
Proveedor: Persona natural o jurídica que asume ante EXTRUCOL S.A., con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso suministrar bienes y/o ejecutar obras y/o prestar servicios a favor de EXTRUCOL S.A.
R
Reclamo: Solicitud del Titular del dato personal o de las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales de las Bases de Datos de propiedad y administradas por EXTRUCOL S.A., o para revocar la autorización de tratamiento de los datos personales en los casos establecidos en la ley.
Responsable de la gestión de la información: Persona o personas a las que EXTRUCOL S.A. internamente les ha asignado formalmente la función de coordinar y controlar las peticiones, quejas, o reclamos que los titulares de los datos personales efectúen.
Titular del dato: Persona natural titular de los datos sobre los que EXTRUCOL S.A. realiza cualquier tipo de tratamiento.
Transferencia:
Envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, sobre los datos personales que permita su recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
V
Visitantes: Aquellas personas naturales que ingresan a las instalaciones físicas de EXTRUCOL S.A. y que son captados por el sistema interno de videovigilancia.
Principios aplicables al Tratamiento de Datos Personales
Como compromiso de EXTRUCOL S.A. con el tratamiento responsable de la información, las actuaciones y decisiones adoptadas para alcanzar los objetivos comunes se direccionan bajo los siguientes principios:
PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS
El tratamiento de la información es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
PRINCIPIO DE FINALIDAD
El tratamiento de la información de EXTRUCOL S.A. obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada previamente al Titular al momento de solicitar la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales;
PRINCIPIO DE LIBERTAD
El tratamiento se ejerce de acuerdo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de los datos. Los datos personales de los titulares no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Lo anterior se interpreta de manera integral con el principio de libertad en administración de datos.
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD
La información sujeta a tratamiento por parte de EXTRUCOL S.A. es veraz, completa, y exacta. En este aspecto el titular juega un papel clave: se entiende que la información es veraz, si el mismo la suministra atendiendo al principio de buena fe.
PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA
El tratamiento que realiza EXTRUCOL S.A. se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento se realiza por personas autorizadas por el titular.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD
La información que trata EXTRUCOL S.A. o sus encargados del tratamiento a que se refiere la presente Política de Tratamiento de la Información, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD
Todo el talento humano de EXTRUCOL S.A. que interviene en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Política de Tratamiento de Información o en la ley 1581 de 2012.
PRINCIPIO DE NECESIDAD
Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
Titulares del Tratamiento
- Cliente Potencial
- Cliente socio
- Cliente no Socio
- Miembros de Junta Directiva
- Referencias
- Aspirante a trabajador
- Trabajador
- Ex trabajador
- Familiar del Trabajador
- Aspirante a Proveedor
- Proveedor
- Contratista
- Aprendiz Sena
- Practicante
- Asistente a Capacitación
- Visitante
- Testigo
- Cualquier otra persona que entregue algún dato personal suyo a EXTRUCOL S.A. para su tratamiento
Finalidades del Tratamiento
A continuación, compartimos las finalidades para las cuales EXTRUCOL S.A. recolecta y trata los datos personales de los Titulares:
- Mantener comunicación y contacto constante con los Clientes Potenciales y Clientes de EXTRUCOL S.A. sobre las condiciones y características de los productos o servicios ofrecidos por EXTRUCOL S.A.
- Realizar campañas de comunicación masivas de ofertas y promociones a los Clientes Potenciales y Clientes de EXTRUCOL S.A.
- Solicitar a los Clientes de EXTRUCOL S.A. evaluación de los servicios prestados por EXTRUCOL S.A.
- Proveer a los Clientes de EXTRUCOL S.A. el acceso a los productos y/o servicios contratados.
- Realizar campañas publicitarias y comerciales para la promoción de los productos y Servicios de EXTRUCOL S.A.
- Suscribir los contratos y convenios requeridos con los Clientes, Potenciales Clientes, Contratistas, y Proveedores.
- Realizar control de asistencia y captura de evidencias fotográficas o fílmicas a los eventos de capacitación o mercadeo que realiza EXTRUCOL S.A.
- Realizar la recolección con fines estadísticos de información proveniente de los Asistentes a capacitaciones o eventos que lleve a cabo EXTRUCOL S.A.
- Realizar la recolección de información proveniente de los Testigos, con el fin de realizar los trámites ante las entidades competentes en los casos de accidentes en materia de seguridad y salud en el trabajo.
- Dar respuesta a los requerimientos judiciales y administrativos debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga información.
- Iniciar el proceso de selección y contratación de trabajadores, aprendices Sena y practicantes junto con los procedimientos señalados para el efecto: entrevista, aplicación de pruebas de ingreso, visita domiciliaria, exámenes médicos de ingreso y egreso, exámenes médicos preventivos, entre otros.
- Contactar a las referencias de los Potenciales Clientes, Clientes, Proveedores, Contratistas y aspirantes a trabajadores para verificar los datos relacionados en las diferentes solicitudes.
- Realizar el proceso de evaluación, selección y contratación de los Proveedores y Contratistas.
- Contactar vía móvil (teléfono), correo electrónico y comunicación escrita, a los Clientes, en caso de que alguno de estos incurra en mora con las obligaciones contraídas por estos a favor de EXTRUCOL S.A.
- Almacenar la información de los Representantes Legales, Administradores y Miembros de la Junta Directiva de EXTRUCOL S.A. con ocasión al cumplimiento por parte de estos de sus funciones.
- Ejercer acciones de vigilancia, control de ingreso y salida mediante identificación biométrica, fotográfica y seguridad de los dispositivos tecnológicos provistos por EXTRUCOL S.A. para el desarrollo de las funciones de los trabajadores, aprendices Sena y Practicantes de EXTRUCOL S.A.
- Ejercer acciones de vigilancia, seguridad, y control de ingreso y salida de personas en las instalaciones físicas de EXTRUCOL S.A., por medio de sistemas de videovigilancia, o cualquier otro que se llegue a implementar, con el fin de adelantar mecanismos de identificación biométrica y fotográfica de cualquier persona que ingrese a las instalaciones de EXTRUCOL S.A.
- Realizar consultas en las centrales de información y riesgo, entidades de consulta de bases de datos, operadores de información o ante otras entidades con las que pretenda establecer alianzas o vínculos con el fin de verificar el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios y en especial sobre el nacimiento, modificación, extinción de obligaciones contraídas por el titular de los Datos Personales.
- Reportar ante los operadores de información de que trata la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021, sobre el estado del cumplimiento (positivo o negativo) de las obligaciones económicas contraídas por los Clientes derivadas de la adquisición de los productos o servicios ofrecidos por EXTRUCOL S.A.
- Desarrollar los programas y planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad en el trabajo.
- Dar trámite a incapacidades, permisos o licencias del trabajador.
- Almacenar información de los familiares de trabajadores de EXTRUCOL S.A., con el fin de poderse comunicar con ellos en caso de que sea necesario y con el fin de poner a su disposición beneficios ofrecidos por la empresa.
- Preservar la seguridad de los visitantes, proveedores, contratistas y trabajadores y/o cualquier otra persona que acceda a las sedes físicas de EXTRUCOL S.A. mediante la captura de imágenes por los sistemas cerrados de televisión internos.
- Reportar la información de carácter estadístico a las autoridades competentes, en caso de que exista una orden en firme y ejecutoriada.
- Efectuar el cobro pre jurídico o judicial de las obligaciones que se encuentran en mora con EXTRUCOL S.A. de manera directa o por medio de un tercero.
Derechos de los Titulares
Si usted es Titular de Datos Personales tratados por parte de EXTRUCOL S.A., usted tiene derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Para el efecto, como una medida de seguridad de los Datos Personales, es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos a que no tienen lugar.
Obtener copia de la autorización otorgada por usted en calidad de titular de los datos.
Conocer el uso que EXTRUCOL S.A. ha dado a sus Datos Personales.
Consultar sus datos personales y presentar peticiones, quejas o reclamos para salvaguardar sus derechos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política (especialmente el siguiente capítulo).
Solicitar la supresión de sus Datos Personales o revocar la autorización de su tratamiento cuando haya dejado de existir un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales y a los mecanismos para presentar las peticiones, quejas o reclamos en relación con los mismos. La información solicitada por el Titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo, pero no limitado a, los medios electrónicos.
En lo particular al último literal, debe atenderse a lo establecido en el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el cual determina:
“El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.”Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
EL TITULAR NO PODRÁ
En ningún caso el titular de los datos podrá revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos.
Vigencia de las Bases de Datos
Las Bases de Datos que almacenen información de Titulares ley cuyo Responsable sea EXTRUCOL S.A., se mantendrán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión o revocatoria de la autorización de Tratamiento de Datos Personales que le asisten al Titular, con las salvedades que el capítulo anterior indica y las establecidas en la ley.
Ejercicio de Derechos
La ley ha definido dos formas de ejercitar los derechos; la primera de ellas consultas y la segunda reclamos.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos, señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. EXTRUCOL S.A. Podrá prorrogar el término de respuesta en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no superará los ocho (8) días hábiles.
Canales de Atención
EXTRUCOL S.A. cuenta con un área de información destinada para asegurar la debida atención de requerimientos de los Titulares de los Datos Personales, especialmente consultas y reclamos relativos a la protección de sus Datos Personales, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la Ley.
Es por esto, que los Titulares de los Datos Personales pueden presentar sus consultas y reclamos a EXTRUCOL S.A. a través de los siguientes canales:
- En oficina principal de EXTRUCOL S.A. que se ubica en la dirección: Parque Industrial I etapa Km. 3 Vía Palenque Café Madrid, Bucaramanga – Santander mediante recepción física de los documentos que contengan la consulta o reclamo.
- Mediante correo electrónico enviado a: cad@extrucol.com con el asunto “Protección de datos personales”.
Todos los canales anteriores cuentan con personal capacitado para el desempeño de sus funciones, así como los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de verificación.
No obstante, debe advertirse que EXTRUCOL S.A. sólo enviará datos personales con motivo de la consulta o reclamo a las siguientes personas:
- Al Titular de los Datos Personales.
- A los Causahabientes o a los representantes legales o apoderados de los Titulares de los Datos Personales, siempre y cuando acrediten esta calidad tal y se encuentren debidamente facultados para ello como se mencionó en el acápite de definiciones del presente documento.
- A las personas autorizadas por el Titular del Dato, siempre y cuando acrediten tal calidad.
- A las autoridades judiciales o administrativas que así lo requieran siempre y cuando exista una orden judicial o administrativa ejecutoriada y en firme.
En este último supuesto, se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011 respecto a las solicitudes de información de entidades públicas o administrativas:
La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos. La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de – finalidad – uso legítimo – circulación restringida – confidencialidad y –seguridad.
SEGUIR LOS CANALES ESTABLECIDOS ES EL CAMINO A UNA PRONTA RESPUESTA
Los titulares de los datos podrán conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de EXTRUCOL S.A.
Las vías para ejercer los derechos de los Titulares, están establecidas en el capítulo anterior, sin embargo, se advierte que los términos para su respuesta empezarán a contar a partir de que EXTRUCOL S.A. tenga conocimiento efectivo de la solicitud del Titular, la cual únicamente se entenderá recibida a través de los canales establecidos en la presente política.
1 En relación, con las autoridades públicas o administrativas, señaló la Corte Constitucional que tal facultad “no puede convertirse en un escenario proclive al abuso del poder informático, esta vez en cabeza de los funcionarios del Estado. Así, el hecho que el legislador estatutario haya determinado que el dato personal puede ser requerido por toda entidad pública, bajo el condicionamiento que la petición se sustente en la conexidad directa con alguna de sus funciones, de acompasarse con la garantía irrestricta del derecho al hábeas data del titular de la información. En efecto, amén de la infinidad de posibilidades en que bajo este expediente puede accederse al dato personal, la aplicación del precepto bajo análisis debe subordinarse a que la entidad administrativa receptora cumpla con las obligaciones de protección y garantía que se derivan del citado derecho fundamental, en especial la vigencia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida”.
Requisitos, Consultas y Reclamos
Sin importar el conducto que el Titular elija para presentar su solicitud o consulta, esta debe estar dirigida a EXTRUCOL S.A. y contar como mínimo con los siguientes ítems:
- Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
- Contener la descripción de los hechos generadores de la consulta o reclamo.
- El objeto de la petición.
- Especificar la dirección válida de notificación del Titular, tanto física o electrónica (e-mail).
- Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
NOS PREOCUPAMOS POR SU SATISFACCIÓN
Si el Titular considera que la respuesta no satisface sus necesidades, cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir de la recepción de la misma para solicitar que se reevalúe en los casos en que esta haya sido desfavorable a sus intereses y explicando los motivos de su desacuerdo.
2 Si el titular no cuenta con dirección electrónica se le enviará la respuesta en medio física.
Autorizaciones a terceros
El Titular deberá entregar a EXTRUCOL S.A. de manera física o por medio de correo electrónico previamente registrado la debida autorización en la cual faculta a un tercero para que consulte, actualice o rectifique sus Datos Personales. Este requisito tiene el único fin de proteger y restringir el acceso de la información a terceros no autorizados.
Esta autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:
- Identificación del Titular que autoriza
- Copia de la cedula de ciudadanía o documento de identificación del Titular.
- Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
- Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información (solo una vez, por un año, por la duración de la relación jurídica, o hasta nueva orden, etc.).
- Carácter voluntario y libre de la autorización.
Gestión del talento humano
EXTRUCOL S.A. recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos de carácter personal de sus trabajadores, aprendices Sena, Practicantes y aspirantes a cargos en el desarrollo de los procesos de selección y contratación, los cuales permiten la vinculación del talento humano de la organización, para lo cual establece que las únicas finalidades que motivan la solicitud de información en cualquiera de sus etapas es la de ejecutar las actividades propias de la vinculación laboral, capacitación, desarrollo del contrato y el bienestar del personal.
Tratamiento de datos sensibles
EXTRUCOL S.A. realiza el tratamiento de datos catalogados como Sensibles al momento del ingreso y salida del talento humano, proveedores, contratistas y visitantes a las instalaciones de Extrucol S.A. ya que el mismo, se realiza mediante un control biométrico de autenticación con huella dactilar e impresión fotográfica.
Para realizar el debido tratamiento de dichos datos, EXTRUCOL S.A. solicita autorización expresa del Titular de los Datos Sensibles, por lo anterior cumple con las siguientes obligaciones:
- Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
- Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del Tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
- No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Personales Sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
Información de aspirantes a cargos
El aspirante que entregue su hoja de vida da por entendido que informó a sus referencias personales, laborales y familiares sobre la posibilidad de que sean consultados sobre la información que allí reposa y, en este sentido EXTRUCOL S.A. entiende que la autorización del Tratamiento de estos Datos Personales fue debidamente otorgada por sus titulares para efectos de ser contactados para verificar las referencias de la persona que aporta sus datos. Esta situación se encuentra en concordancia con el principio de buena fe por parte del postulante.
Si el Titular aspirante al cargo no quedó seleccionado, la supresión de la información se realizará dentro del mes siguiente a la entrega de la hoja de vida.
El aspirante con la entrega de la hoja de vida está autorizando a EXTRUCOL S.A. para que su información sea tratada para las finalidades arriba descritas.
Captura de imágenes por cámaras
EXTRUCOL S.A. podrá utilizar diversos medios de videovigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus sedes u oficinas. Es por esto que informamos de la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de avisos de privacidad y anuncios de videovigilancia, todos ubicados de manera estratégica para su fácil identificación. Nuestro sistema de videovigilancia no inspecciona áreas en la que la intimidad del titular prime (tales como baños y similares).
El sistema es utilizado para velar por la seguridad de las instalaciones de EXTRUCOL S.A. Esta información puede ser empleada por EXTRUCOL S.A. como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. El tiempo de permanencia de las cintas de video vigilancia es 80 días aproximadamente.
El sitio web de EXTRUCOL S.A.
EXTRUCOL S.A. Cuenta con un portal web el cual es: https://www.extrucol.com
En el sitio web se publicita información sobre los servicios, productos, sistema de gestión integrales, y ventas internacionales. Asimismo, se incluye la posibilidad que los usuarios proporcionen cierta información con el fin de contactarles, como por ejemplo:
1. EL CANAL CONTÁCTENOS
Cuando usted proporciona la información solicitada (mayormente información de contacto), está de acuerdo en que la misma se compile y se use como dicta esta Política.
Vigencia de la Política de Tratamiento de la Información
La vigencia de la presente política rige desde noviembre de 2016 y fue actualizada en mayo de 2022.
Los Datos que sean recolectados por el Responsable del Tratamiento serán tratados por éste de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable del Tratamiento procederá a la supresión de los Datos Personales en su posesión, siendo que, en todo caso, el plazo de vigencia de cada Base de Datos no podrá ser superior a 50 años desde el momento de recolección del Dato Personal. No obstante lo anterior, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
La presente política rige a partir de la fecha de su aprobación y publicación, esto es, en noviembre de 2016, y sus actualizaciones rigen a partir de la fecha que se indica a continuación:
| VERSIÓN | FECHA | CAMBIOS REALIZADOS |
|---|---|---|
|
1 |
Noviembre 2016 |
Creación del codumento |
|
2 |
Mayo 2022 |
Modificación del documento |
Notificación de cambios Política de Tratamiento de la Información
Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada al titular mediante los medios de comunicación idóneos, tales como: correo electrónico, avisos en la página web, o en las sedes físicas de EXTRUCOL S.A.
Esta comunicación será enviada con diez (10) días de anticipación a efectuar la modificación.
La presente Política de Tratamiento de la Información ha sido aprobada por el Representante Legal de EXTRUCOL S.A.
